Классификатор работ помогает юрфирме одинаково называть задачи юристов и сопоставлять затраченное время. Его основу составляют действия, которые сотрудник может выбрать при записи часов: изучение материалов, подготовка документа, обсуждение с клиентом. Чтобы эти записи помогали считать деньги, вид работы нужно связать с делом, продолжительностью и условиями оплаты, сохранив каждое поле отдельно.
Порядок работы: семь шагов
- Определите, на какие вопросы отвечает классификатор.
- Выберите виды работ и проведите границы между ними.
- Свяжите категории с журналом часов, ставками и графиком.
- Проверьте правила на обычном рабочем дне юриста.
- Посчитайте структуру времени и разберите ограничения.
- Договоритесь, как обновлять справочник.
- Начните с действий на понедельник.
Какие вопросы должен решать классификатор
Начните с решений, которые руководитель принимает по затратам времени: справочник должен помогать объяснять, куда ушли часы по делу и почему похожие поручения обходятся фирме по-разному.
Запись «работа по проекту — 8 часов» скрывает причины затрат: в условном примере за ней стоят 3 часа изучения материалов, 2 часа обсуждения позиции и 3 часа повторной переделки документа, причём управленческие выводы для каждого действия будут разными. Нужно видеть состав работы. Управляющему партнёру нужно видеть состав работы, руководителю практики — понимать отклонения от плана, а юристу — быстро находить подходящую категорию без долгого выбора. Когда справочник пытается одновременно описать отрасль права, сложность поручения и порядок оплаты, одинаковые действия начинают попадать в разные строки и перестают сопоставляться между собой. Поэтому сначала стоит записать вопросы к данным, затем подобрать категории, позволяющие на них ответить. Зачем нужна каждая строка?
Практическую пользу справочника можно проверить по вопросам, которые возникают при обсуждении дела:
- На какие действия ушло больше всего времени?
- Сколько часов потребовали обсуждения с клиентом?
- Где возникли повторные правки и чем они вызваны?
- Какие работы вошли в счёт, а какие остались за его пределами?
- Почему при плане 6 часов записано 8 и на какие действия пришлись лишние 2 часа?
Коды ОКВЭД описывают направления деятельности организации и относятся к другой задаче; внутренний справочник нужен для повседневных записей: сотрудник выбирает действие, которое выполнял в конкретный отрезок времени, а руководитель получает сопоставимые сведения по делам. Подбор регистрационных кодов и толкование требований законодательства в эту работу не входят.
Классификатор описывает состав труда. О качестве результата он сам по себе ничего не доказывает: большая доля времени на изучение материалов может объясняться сложностью дела, объёмом исходных данных или необходимостью исправить пробелы в поручении.
Какие виды работ включить в справочник
Возьмите за основу действия, которые уже встречаются в журнале часов: для пробного разбора можно взять записи за 5 рабочих дней. Это стартовая выборка, достаточность которой зависит от разнообразия поручений.
Начальный набор удобнее составлять по реальным записям фирмы, объединяя синонимы и сохраняя различия, которые нужны для анализа затрат. Например, 12 записей «созвон» и 8 записей «разговор с клиентом» могут стать 20 записями одной категории, если фирма не собирается отдельно анализировать каналы общения. Слишком широкая строка «юридические услуги» скроет состав работы, а подробный перечень каждого возможного документа заставит юриста подолгу искать нужный пункт и выбирать приблизительно подходящий. Спорные записи стоит разбирать вместе с исполнителями: они быстрее объяснят, где за похожими словами стоят разные действия, а где различается только привычка писать; после такого разбора у каждой категории должно появиться короткое определение и понятная граница применения. Выбор не должен задерживать запись.
Ниже — заготовка из 9 категорий: пример внутренней структуры, который нужно сверить с работой вашей фирмы.
| Вид работы | Что относится к категории | Где провести границу |
|---|---|---|
| Изучение материалов | Чтение и сопоставление полученных сведений, выделение вопросов для дальнейшей работы | Написание итогового документа выделяется отдельно |
| Поиск и анализ правовой информации | Поиск источников и их анализ применительно к поручению | Ознакомление с фактическими материалами остаётся в предыдущей категории |
| Подготовка документа | Создание текста или содержательная переработка его положений | Проверка подготовленного коллегой текста относится к отдельному виду |
| Проверка и редактирование | Проверка логики, полноты и согласованности подготовленного текста | Простая пересылка файла не считается проверкой |
| Обсуждение с клиентом | Содержательная переписка, звонок или встреча по поручению | Организация встречи без обсуждения сути относится к координации |
| Внутреннее обсуждение по делу | Совместный разбор вопроса сотрудниками фирмы | Общие встречи команды без привязки к делу учитываются отдельно |
| Участие в заседании или переговорах | Непосредственное участие в соответствующем мероприятии | Подготовка и дорога получают собственные записи |
| Координация работы по делу | Согласование времени, запрос недостающих сведений, распределение поручений | Содержательный правовой анализ сюда не входит |
| Дорога по делу | Перемещение, связанное с выполнением поручения | Время участия в мероприятии записывается отдельно |
Судебная и договорная практика могут пользоваться общей основой справочника; специальную категорию имеет смысл добавлять, когда действие регулярно встречается в работе и его отдельный учёт влияет на планирование или объяснение затрат. Даже 1 редкое поручение может остаться в общей категории с пояснением.
Уточнения лучше сохранять в описании записи: формулировка «проверка документа — 45 минут» обозначает вид работы и длительность, а пояснение «проверены 2 положения об оплате» раскрывает содержание отрезка.
Категорию «прочее» можно оставить для ситуаций, которых справочник пока не охватывает, при условии обязательного пояснения и последующего разбора таких записей. Иначе она постепенно соберёт всё, что сотрудникам было трудно назвать, и лишит руководителя именно тех сведений, ради которых затевалась классификация.
Какие данные хранить рядом с видом работы
Записи нужен контекст: одна категория без связи с делом и продолжительностью не позволяет объяснить затраты фирмы.
Основной источник — журнал часов, в котором сохраняются фактически выполненные действия; ставки берутся из согласованных условий работы с клиентом, а доступное рабочее время — из графика сотрудников с учётом отпусков и больничных.
Категория отвечает на вопрос о выполненном действии, поэтому признаки оплаты, сложности и причины повторной работы лучше хранить отдельно. Запись «бесплатная доработка — 2 часа» скрывает основание: новые вводные клиента или исправление ошибки исполнителя. Если из 6 часов правок только 2 связаны с новыми вводными, руководителю понадобится отдельное поле причины, чтобы увидеть эту разницу без чтения всей переписки. Разделив поля, фирма получает возможность рассматривать одно действие с разных сторон и менять решение об оплате без переклассификации самого труда; такой подход требует договориться о составе записи, зато избавляет справочник от бесконечных сочетаний одинаковых слов. Смысл категории остаётся устойчивым.
В рабочей записи нужны поля, каждое из которых отвечает на отдельный вопрос:
- Дата и исполнитель — кто выполнил работу и когда.
- Клиент и дело — к какому поручению относятся затраты.
- Вид работы — какое действие выполнял юрист.
- Продолжительность — сколько времени фактически заняла работа.
- Описание — какой вопрос разбирался и что было сделано.
- Признак оплаты — предполагается ли предъявлять время клиенту.
- Причина повторной работы — что вызвало возвращение к уже выполненному действию, если оно произошло.
Применимую ставку можно связывать с записью через условия конкретного дела. В учебном примере при ставке 6000 ₽/ч запись на 30 минут даёт 3000 ₽; если ставки различаются по сотрудникам или действиям, основание суммы должно сохраняться.
Для оценки доли клиентской работы потребуется ещё и график: из условных 40 часов недели после 8 часов отсутствия остаётся 32 доступных часа. Расходы на поездку также стоит учитывать отдельно от часов дороги, поскольку денежная сумма и продолжительность описывают разные затраты.
Порядок настройки исходных данных подробнее разобран в статье про учёт рабочего времени, ставки и цифры для счетов. Согласовав эти правила, фирма сможет брать один набор записей для анализа труда и подготовки расчётов, не смешивая назначение показателей.
Как применять категории в обычном рабочем дне
Разбирайте правила на переходах между задачами в течение рабочего дня: именно в этих местах появляются общие записи, забытые обсуждения и часы, отнесённые к последнему открытому делу.
Рассмотрим условные 3 часа работы юриста: это учебная ситуация, не история внедрения:
- 60 минут — изучение материалов клиента.
- 30 минут — обсуждение выводов с коллегой.
- 75 минут — подготовка текста.
- 15 минут — ответ по другому поручению.
Если вечером сотрудник восстанавливает этот день по памяти, итоговая запись «подготовка документа» может вобрать всё время между началом и окончанием работы над текстом. Внутреннее обсуждение тогда исчезнет из структуры затрат, а ответ другому клиенту окажется в чужом деле, хотя общая продолжительность внешне будет выглядеть правдоподобно. Запись по ходу работы позволяет сохранить переходы между поручениями, но требует простого правила: при смене дела завершается текущий отрезок и начинается следующий. Дробление внутри одного действия определяется полезностью данных, поэтому каждое открытие письма или файла само по себе не должно создавать новую категорию; исполнитель фиксирует содержательную смену работы, выбирая степень подробности описания так, чтобы запись можно было понять позднее. Достаточно ли её для разбора?
Было: 1 строка «работа с документами — 180 минут»: участие коллеги скрыто, все часы отнесены к одному поручению.
Стало: 4 записи; на первое дело приходится 165 минут, на второе — 15 минут. Сумма прежняя: 180 минут. Теперь виден состав затрат, но этот пример ничего не обещает о росте выручки или сокращении расходов.
Пограничные ситуации стоит закрепить в коротких правилах, доступных всем исполнителям:
- Содержательное письмо клиенту относится к обсуждению с клиентом, даже если сообщение написано быстро.
- Просьба прислать недостающий файл относится к координации, когда не содержит содержательного разбора вопроса.
- Исправление текста после новых вводных сохраняет вид «подготовка документа» или «редактирование» по принятой границе; причина повторной работы указывается отдельно.
- Если 2 юриста обсуждают дело 30 минут, каждый записывает своё участие: суммарные трудозатраты составят 1 час.
- Перерыв не включается в рабочий отрезок только потому, что документ оставался открытым.
Таймер фиксирует продолжительность. Выбор дела и описание действия остаются за сотрудником; если запись исправляется позднее, полезно сохранить основание изменения, особенно когда время уже участвовало в подготовке счёта.
Для клиентского пояснения одной категории обычно недостаточно; о том, как соединить действие с содержанием поручения, можно прочитать в статье как составить отчёт о проделанной работе юриста и объяснить счёт.
Как посчитать структуру времени и связать её с деньгами
Сначала сравнивайте виды работ внутри одного периода и набора дел: такой расчёт покажет состав записанного труда и поможет выбрать вопросы для дальнейшего разбора.
Порядок расчёта доли категории начинается с отбора сопоставимых записей; затем нужно сложить продолжительность выбранного вида работы и разделить её на общую продолжительность записей в той же выборке.
Доля вида работы = часы этого вида работы / все записанные часы выбранной выборки × 100%.
В условном учебном примере по выбранному делу записано 50 часов, из них 5 часов относятся к обсуждениям с клиентом. Расчёт: 5 / 50 × 100% = 10% — обсуждения составили десятую часть записанного времени по этому делу.
Все расчёты ниже — учебные: они не задают нормативов и не описывают результаты клиентов.
Полученную долю легко истолковать слишком широко, особенно если рядом нет сведений о полноте журнала и условиях поручения. Если пропущен 1 час звонков, доля обсуждений после его записи изменится: 6 / 51 × 100% ≈ 11,8%. Одинаковая доля обсуждений может сопровождать как хорошо организованное согласование сложного вопроса, так и повторные разговоры из-за противоречивых вводных клиента. Чтобы различить эти ситуации, руководителю придётся прочитать описания и выяснить причины возвращения к теме, сохранив долю времени в роли отправной точки анализа; сравнение полезно лишь там, где совпадают правила записи и понятен контекст поручений. Причину процент не объяснит.
График работы в знаменатель этой формулы не входит: он понадобится для другого вопроса — какую часть доступного времени сотрудник посвятил клиентским делам.
Доля времени на клиентские дела = записанные часы по клиентским делам / доступные рабочие часы по графику × 100%.
При 24 клиентских часах из 32 доступных доля равна 24 / 32 × 100% = 75%. Если часть работы не попала в журнал, рассчитанная доля отражает одновременно состав занятости и пробелы в записях; трактовать её как точную характеристику сотрудника будет ошибкой.
Связь с деньгами требует отдельного шага: при почасовой оплате расчётная стоимость записей категории складывается из произведений продолжительности каждой записи на применимую к ней ставку.
Расчётная стоимость категории = сумма значений «часы записи × ставка для этой записи».
Например, 2 часа по 6000 ₽/ч и 3 часа по 4000 ₽/ч дают 24 000 ₽. Сумму нужно сверить с условиями оплаты и счётом: поступление денег она не подтверждает, а при фиксированной цене остаётся условной оценкой по ставкам.
Для прибыли потребуются признанная выручка, себестоимость труда и дополнительные затраты по принятым в фирме правилам. Название категории этих данных не заменяет. Если показатели нужны для оценки работы команды, продолжить разбор поможет статья о выборе KPI и порядке их расчёта.
Как проверить справочник и поддерживать единые правила
Проверьте проект справочника на существующих записях до общего запуска: для пробной проверки предложите 2 исполнителям независимо выбрать категории для 20 одинаковых описаний, затем обсудите места, где ответы расходятся.
Допустим, ответы разошлись в 4 случаях из 20: эти 4 описания подскажут, где нужен пример или объединение пунктов. Допустимую долю расхождений такой пробный разбор не устанавливает.
Устойчивость классификатора зависит от того, насколько одинаково сотрудники понимают его границы и насколько последовательно фирма меняет принятые правила. Если руководитель переименовывает категорию без объяснения, юристы могут сохранять старый смысл, а данные разных периодов будут выглядеть сопоставимыми только по названию. При разделении 1 вида на 2 нельзя автоматически распределить старые часы, когда описания не содержат достаточных сведений о выполненных действиях; такие записи лучше сохранить с прежней детализацией, указав момент изменения правил и ограничение для последующего сравнения периодов. Подробность может мешать точности. Ответственный за справочник должен разбирать предложения сотрудников, фиксировать определения и следить за тем, чтобы новые пункты решали конкретную задачу анализа.
Проверка должна охватывать не только названия, но и качество исходных записей:
- Есть ли категории, которые сотрудники регулярно путают?
- Какие действия постоянно попадают в «прочее»?
- Можно ли понять содержание работы без устного пояснения исполнителя?
- Не смешаны ли в одном виде действие и решение об оплате?
- Сохранился ли смысл категорий при сравнении разных периодов?
Один из способов наладить запись времени — Yavo: таймер помогает фиксировать продолжительность работы, журнал часов собирает записи, а график учитывает отпуска и больничные. Справочник и правила отнесения действий к категориям фирме всё равно нужно согласовать самостоятельно.
При переносе исходных данных из Excel полезно заранее сопоставить старые обозначения с принятыми названиями и отдельно разобрать неоднозначные строки, чтобы технический перенос не закрепил прежнюю путаницу: способ ведения учёта меняется легче, чем смысл накопленных записей.
Что делать в понедельник
Начните с журнала часов: для первого обсуждения можно взять 20 записей за 5 рабочих дней — это пробный объём, который стоит расширить, если в нём нет основных действий сотрудников.
- Соберите исходные данные: журнал часов, условия ставок по делам и график работы с отсутствиями. Уточните, какие сведения доступны и чего пока не хватает.
- Сгруппируйте одинаковые действия: объедините синонимы, предложите понятные названия и запишите границы между соседними категориями.
- Проверьте правила с юристами: разберите переходы между поручениями, содержательные письма и повторные правки на примерах из рабочего журнала.
- Посчитайте структуру времени: выберите сопоставимую выборку и определите доли категорий, предварительно проверив полноту записей.
- Назначьте ответственного за изменения: договоритесь, как разбирать «прочее», уточнять определения и сохранять сведения о прежних правилах.
Первый результат этой работы — возможность прочитать запись и понять действие без расспросов автора; дальше можно сопоставлять состав времени с условиями оплаты и разбирать отклонения, помня, что классификатор помогает поставить вопрос. Причину затрат он автоматически не объясняет.
Смета юридического проекта
Готовую смету можно отдать клиенту на фирменном бланке
Собрать смету для клиента
