Выбирайте программу по тому, какие цифры она помогает связать: часы юриста, условия работы с клиентом, расходы по делу, выставленные счета и поступившую оплату. До покупки проверьте эту связь на завершённом проекте фирмы. Так будет видно, какие сведения сотрудники смогут записывать в течение дня и какие решения руководитель сможет принимать на их основе.
Определите, на какие вопросы должен отвечать учёт
Управляющему партнёру нужно понимать, почему занятая команда не всегда приносит ожидаемую прибыль. Руководителю практики — видеть, сколько работы осталось в согласованном бюджете. Финдиректору — сопоставлять выполненную работу со счетами и оплатами. Юристу — быстро записывать время, пока содержание разговора или задачи ещё свежо в памяти.
Начать стоит с вопросов, которые сейчас приходится разбирать вручную:
- По каким делам часы записаны, но ещё не включены в счёт?
- Где объём работы приблизился к согласованному пределу?
- Какие расходы фирма понесла за клиента и сможет ли предъявить их к возмещению?
- По каким счетам наступил срок оплаты, но деньги ещё не поступили?
- Кто доступен для новой работы с учётом текущих задач, отпусков и больничных?
Для каждого вопроса нужен понятный набор исходных данных. Если фирма хочет оценивать экономику дела, одного списка задач недостаточно. Понадобятся записи времени, правила определения себестоимости работы и дополнительные затраты. Для планирования поступлений — условия выставления счетов и сроки оплаты.
Полезно заранее определить, кто будет пользоваться ответом. Учебный пример: при бюджете 100 000 ₽ выполненная работа по согласованным ставкам стоит 80 000 ₽. Остаток — 20 000 ₽. Руководителю практики нужно сопоставить его с предстоящими задачами до исчерпания бюджета.
Так появляется предметный список требований. Каждое требование связано с рабочим решением, которое фирма принимает регулярно.
Соберите исходные данные до выбора программы
Программа сможет свести сведения, только если фирма договорилась об их значении. Запись «работа по клиенту» мало помогает при подготовке счёта. Статус «закрыто» тоже неоднозначен: задача могла быть выполнена, дело завершено, счёт выставлен или оплачен.
Для проверки будущего учёта соберите данные по завершённому делу:
- Журнал часов. Дата, исполнитель, клиент, дело, содержание работы и продолжительность.
- Условия расчётов. Согласованные ставки, фиксированная стоимость, предел бюджета и правила предъявления дополнительных работ.
- График сотрудников. Рабочие дни, неполная занятость, отпуска и больничные.
- Дополнительные затраты. Сумма, дата, назначение расхода и связь с конкретным делом.
- Счета. Состав предъявленной работы, сумма, дата выставления и срок оплаты.
- Поступления. Полученная сумма, дата и счёт, к которому относится платёж.
Источники могут находиться в разных местах. Часы — в таблице или блокноте, ставки — в согласованных условиях с клиентом, оплаты — в банковской выписке. На этом этапе нужно установить, какие сведения фирма считает исходными и кто отвечает за их актуальность.
Отдельно проверьте связь между записями. Допустим, у клиента 2 дела: по первому ставка составляет 6000 ₽ в час, по второму — 8000 ₽. Ошибочная привязка 3 часов изменит расчёт на 6000 ₽: 3 × (8000 − 6000). Одного названия клиента для сверки недостаточно.
Для переноса в программу подготовьте единый справочник действующих клиентов и дел. Необязательно сразу приводить в порядок весь архив. Начать можно с проектов, по которым команда продолжает работать и выставлять счета.
Проверьте, удобно ли юристу записывать рабочий день
Рабочий день редко состоит из одной непрерывной задачи. Юрист готовит позицию по делу, отвечает на вопрос другого клиента, обсуждает правки с коллегой и возвращается к прежней работе. К вечеру последовательность событий ещё можно восстановить, но длительность отдельных эпизодов уже приходится оценивать.
Поэтому проверять запись времени лучше на обычном дне исполнителя. Пусть сотрудник попробует начать работу по делу, переключиться на другую задачу, вернуться к первой и исправить ошибочную запись. На каждом шаге должно быть понятно, к какому проекту относятся часы.
Проверьте следующие действия:
- Запуск и остановку таймера при переходе между задачами.
- Добавление времени вручную, если сотрудник не включил таймер.
- Исправление продолжительности и описания работы.
- Выбор клиента и дела без повторного ввода одинаковых сведений.
- Отнесение внутренней работы к отдельной категории.
- Просмотр собственных записей перед передачей на проверку.
Таймер помогает зафиксировать длительность, но сам по себе не объясняет содержание работы. Запись «созвон» оставляет вопросы. Формулировка «обсуждение с клиентом замечаний к проекту договора» позволяет вспомнить результат и решить, как отразить работу в счёте.
Для пробной записи можно взять такую последовательность:
- Подготовка позиции — 45 минут.
- Звонок по другому делу — 15 минут.
- Возвращение к позиции — 30 минут.
В первом деле должно оказаться 75 минут, во втором — 15. Это учебная проверка привязки времени, длительность реальных задач будет другой.
Особое внимание стоит уделить исправлениям. Забытый таймер или неверно выбранный проект — обычная рабочая ошибка. Сотруднику должно быть легко её устранить, а ответственному за расчёты — понять, какие сведения изменились.
Разделите записанные часы, предъявленную работу и оплату
Записанное время показывает, сколько труда потребовало дело. Счёт показывает, какую сумму фирма предъявила клиенту. Поступление показывает, сколько денег получено. Эти сведения связаны, но относятся к разным событиям.
Учебный расчёт при ставке 5000 ₽ в час:
- В журнале — 20 часов.
- К предъявлению согласованы 18 часов.
- Сумма счёта: 18 × 5000 = 90 000 ₽.
- Получено 60 000 ₽.
- Остаток к оплате: 90 000 − 60 000 = 30 000 ₽.
Оставшиеся 2 часа сохраняются в трудозатратах. При фиксированной цене сумму счёта определяют условия договора. При предоплате поступление может предшествовать работе.
До настройки учёта определите:
- Кто проверяет записи времени перед подготовкой счёта.
- Какие описания нужно уточнять у исполнителя.
- Как отмечается работа, которую решили не предъявлять клиенту.
- Где фиксируется причина изменения суммы.
- Кто связывает поступившую оплату с выставленным счётом.
- Как отражаются частичные оплаты и остаток задолженности.
Если время исключили из счёта, его стоит сохранить в журнале. Оно уже было потрачено и влияет на экономику дела. Удалённая запись создаёт видимость, что проект потребовал меньше труда.
При проверке программы проследите путь отдельной записи: от работы исполнителя до подготовки счёта. Затем отдельно проверьте, как к этому счёту относится оплата. Если связь приходится каждый раз восстанавливать по переписке, ручная работа сохранится и после перехода на новый инструмент.
Учитывайте условия оплаты каждого дела
Одинаковая продолжительность работы может иметь разное значение для фирмы. В почасовом проекте она участвует в подготовке расчёта с клиентом. В проекте с фиксированной стоимостью помогает понять, сколько труда потребовалось для получения согласованной суммы.
Для разных условий оплаты нужны разные проверки:
- Почасовая работа. Какая ставка действовала для конкретного исполнителя и какие часы можно предъявить клиенту.
- Фиксированная стоимость. Сколько времени и дополнительных затрат потребовалось для согласованного объёма.
- Работа с пределом бюджета. Какая часть бюджета уже приходится на выполненные задачи и что ещё предстоит сделать.
- Регулярное сопровождение. Какие работы входят в согласованную оплату и как учитываются дополнительные поручения.
Ставку для клиента нужно отличать от себестоимости часа сотрудника. Первая используется в расчётах с заказчиком. Вторая помогает оценить затраты фирмы. Если подставить клиентскую ставку вместо себестоимости, результат не будет показывать прибыль проекта.
Учебный пример: при себестоимости часа 2000 ₽ работа длительностью 30 часов обходится фирме в 60 000 ₽. При фиксированной выручке 100 000 ₽ остаётся 40 000 ₽ до дополнительных расходов и затрат, не включённых в себестоимость. Это ещё не чистая прибыль.
Правила расчёта себестоимости фирма определяет заранее. Оклады могут входить в затраты на труд; это не означает, что программа начисляет или выплачивает зарплату.
Если клиент согласовал новую ставку, должно быть понятно, к каким работам она относится. Во время проверки попросите показать, как сохраняются прежние условия и применяются новые.
Свяжите дополнительные расходы с конкретным проектом
Часы отражают только часть затрат. По делу могут возникать расходы на поездки, доставку или услуги внешних исполнителей. Если они остаются в общей папке с подтверждениями оплаты, руководитель видит неполную стоимость работы.
Для каждой затраты нужно зафиксировать:
- К какому клиенту и делу она относится.
- Когда и на что потрачены деньги.
- Какой документ подтверждает сумму.
- Предусмотрено ли возмещение клиентом.
- Включена ли затрата в расчёт с клиентом.
- Кто отвечает за уточнение спорной записи.
Учёт расхода и хранение подтверждающего документа — разные возможности. Если фирме достаточно ссылки на документ во внутреннем хранилище, это можно закрепить в порядке работы. Если требуется другой способ, его следует проверить отдельно, без предположений о возможностях программы.
Допустим, клиент перечислил 110 000 ₽, включая 10 000 ₽ возмещения поездки. На оплату работы приходится 100 000 ₽. Возмещение покрывает уже понесённый расход: всю полученную сумму нельзя считать заработком на юридической работе.
Также установите правило для расходов, которые относятся сразу к нескольким делам. Способ распределения должен быть понятен финансовому сотруднику и руководителям практик. Изменение этого правила способно заметно повлиять на сравнение проектов даже при прежних часах и выручке.
Сопоставляйте часы с графиком работы
Сумма записанных часов полезна только вместе с данными о доступном рабочем времени. Сотрудник мог находиться в отпуске, болеть или работать по неполному графику. Сравнение его записей с полным месяцем другого юриста даст неверное представление о загрузке.
Для разбора отклонений нужны:
- Рабочий график сотрудника на рассматриваемый период.
- Отпуска и больничные.
- Часы по клиентским делам.
- Время на внутренние задачи фирмы.
- Незавершённые или ещё не проверенные записи.
Учебный пример: в графике 20 рабочих дней по 8 часов, из них 5 дней — отпуск. Доступное время: (20 − 5) × 8 = 120 часов. Если записано 110 часов, разница составляет 10 часов. Она требует уточнения и сама по себе не доказывает простой.
Отсутствие записи не объясняет, чем занимался сотрудник. Он мог забыть внести время, участвовать во внутреннем обсуждении или ждать необходимых сведений.
Большое количество часов тоже не доказывает хороший результат. Дело могло потребовать повторной работы или помощи коллег. Данные времени помогают найти отклонения, но не дают самостоятельной оценки качества юридической работы и не объясняют результат дела.
Проверьте подход на завершённом деле
Для пробного расчёта выберите реальный проект, по которому доступны часы, условия оплаты, расходы, счета и поступления. Удобнее взять дело с обычными для фирмы рабочими событиями: исправлением записи, дополнительной задачей или частичной оплатой.
До проверки сформулируйте ожидаемый результат. Например, руководитель должен суметь объяснить состав счёта, найти непредъявленную работу и увидеть затраты, оставшиеся за счёт фирмы. Затем пройдите тот же путь в выбранной программе.
Учебная рабочая ситуация «было → стало» может выглядеть так.
Было. Юрист записывает работу в конце недели. Финансовый сотрудник собирает часы из отдельных таблиц, уточняет описания и ищет расходы по переписке. Партнёр уменьшает счёт со 100 000 до 90 000 ₽, но причина остаётся только в сообщении.
Стало. Юрист фиксирует время по ходу работы и проверяет записи. Часы и расходы привязаны к делу. Уменьшение суммы на 10 000 ₽ записано вместе с причиной. Исходные трудозатраты сохранены для разбора экономики проекта.
Это пример порядка работы. Проверка должна показать, какие его части доступны в выбранном инструменте, а какие потребуют отдельного правила внутри фирмы.
Попросите участников выполнить свои действия самостоятельно. Если запись времени получается только с помощью человека, который проводит показ, удобство для ежедневной работы ещё не подтверждено. То же относится к подготовке счёта и поиску основания для его суммы.
Проверьте доступ к данным и возможность их забрать
В учёте фирмы соединяются сведения о клиентах, работе сотрудников и финансовых условиях. Доступ стоит распределять по рабочим задачам. Исполнителю нужны собственные записи и сведения для работы по делу. Финансовому сотруднику — данные для расчётов. Руководителю практики — информация для разбора проектов.
Перед выбором выясните:
- Как назначаются и отзываются права доступа.
- Можно ли ограничить видимость финансовых сведений.
- Кто вправе исправлять записи и менять ставки.
- Какие изменения сохраняются в истории.
- Как выгрузить часы, расходы, счета и оплаты.
- Что происходит с доступом к данным при прекращении использования.
Ответы желательно получить в условиях использования или в письменном описании возможностей. Сам факт наличия личного кабинета не объясняет, как устроены права сотрудников.
Если нужна интеграция с другим рабочим инструментом, проверьте конкретный обмен данными. Какие сведения передаются, кто запускает передачу и как обнаруживается ошибка? Общее упоминание интеграции ещё не означает, что нужный фирме процесс будет работать без ручных действий.
Для выгрузки нужен пробный результат. Например, если в исходных данных 12 записей времени на 18 часов, в файле должны сохраниться все 12 записей и сумма 18 часов. Проверьте также привязку к делам. Совпадение итоговой суммы ещё не подтверждает сохранность каждой записи.
Посчитайте стоимость и определите границы программы
Стоимость использования удобно считать по формуле:
Расходы на доступ за месяц = количество сотрудников × цена за человека в месяц.
Затем отдельно оценивают условия скидок и предоплаты. Время команды на перенос данных, настройку правил и обучение тоже стоит учитывать при выборе. Его денежную оценку можно получить только из собственных данных фирмы. Без них нельзя обоснованно обещать срок окупаемости.
Один из вариантов для такого порядка работы — Yavo by Systematika. Программа предназначена для учёта времени и биллинга в юридических фирмах: время можно записывать с помощью таймера, связывать дополнительные затраты с проектами и учитывать графики сотрудников, включая отпуска и больничные. Цена — от 500 до 2000 ₽ за человека в месяц; скидки до −50% за размер команды и до −50% за оплату вперёд, складываются; первый месяц в подарок при первой оплате.
Для команды из 5 человек базовый расчёт по указанному диапазону составит:
- По нижней границе: 5 × 500 ₽ = 2500 ₽ в месяц.
- По верхней границе: 5 × 2000 ₽ = 10 000 ₽ в месяц.
Это арифметический диапазон до применения скидок и подарочного месяца. Он не определяет, какая цена будет действовать для конкретной команды. Итоговые условия нужно сопоставить с выбранным вариантом оплаты.
У такого расчёта есть граница: цена доступа не показывает пользу для фирмы. Для оценки нужны результаты собственной проверки — удалось ли собрать часы по делу, объяснить сумму счёта и связать расходы с проектом. Она также не подтверждает возможности работы с процессуальными документами или сведениями из судов. Эти задачи находятся за пределами рассматриваемого учёта времени и денег. Выбор ИИ рассмотрен отдельно: список нейросетей для юристов.
Не стоит приписывать программе и результат действий сотрудников. Отображение просроченного счёта помогает увидеть долг, но получение оплаты требует дальнейшей работы фирмы с клиентом. Точные записи времени дают основу для расчётов, но полнота этих записей зависит от принятого порядка работы.
Что делать в понедельник
- Выберите завершённое дело. Соберите журнал часов, условия оплаты, дополнительные расходы, счета и поступления.
- Уточните правила записей. Определите, как обозначаются проекты, что писать в описании работы и кто проверяет сведения.
- Сверьте часы с графиками. Учтите отпуска, больничные и неполную занятость до обсуждения загрузки сотрудников.
- Проведите пробный расчёт. Проследите путь от записи юриста до счёта и оплаты, сохранив работу, которую решили не предъявлять клиенту.
- Зафиксируйте основания выбора. Сопоставьте стоимость доступа с нужными возможностями, удобством ежедневных действий и качеством выгрузки данных.
Сколько на самом деле стоит час фирмы
Цена доступа не показывает пользу для фирмы. Рассчитайте по своим цифрам себестоимость часа и рекомендуемую цену с прибылью и налогом — вместо цены «по рынку» или на глаз.
Открыть калькулятор
