Счёт на юридические услуги готовят по согласованным условиям оплаты и проверенным записям о работе. До отправки нужно связать сумму с конкретным делом, объяснить состав услуг и сверить реквизиты получателя. После отправки — отдельно отметить срок оплаты и поступление денег: выставленный счёт ещё не означает, что фирма получила выручку на банковский счёт.
Как собрать сумму из часов и условий договора
Расчёт начинается с договора и журнала часов. При почасовой оплате основанием становятся согласованные ставки и время, которое фирма предъявляет клиенту.
Юрист может за день обсудить задачу по телефону, изучить материалы и несколько раз вернуться к замечаниям клиента, поэтому запись вечером по памяти легко теряет часть работы. В журнале часов каждой записи нужны дата, исполнитель, дело и описание выполненного действия. Руководитель практики проверяет, относится ли работа к согласованному объёму и достаточно ли понятно её описание. Внутреннее обсуждение или исправление собственной ошибки нельзя автоматически включать в расчёт только потому, что сотрудник потратил на них время: порядок предъявления таких часов определяется условиями работы с клиентом. График работы помогает заметить пропуски и пересечения записей, но сам по себе не подтверждает объём оказанных услуг. Основание суммы должно прослеживаться.
Порядок расчёта: отобрать предъявляемые часы, умножить на ставки исполнителей и сложить результаты.
Стоимость работы = сумма произведений предъявляемых часов на согласованные ставки.
В условном примере из 8 записанных часов предъявляют 7: 5 часов по 2 000 ₽ и 2 часа по 3 000 ₽; 1 час исправления ошибки исключён по условиям примера. Расчёт: 5 × 2 000 + 2 × 3 000 = 16 000 ₽. Дополнительных затрат и корректировок нет; налоговое оформление здесь не рассматривается.
При фиксированной цене часы нужны для оценки затрат фирмы, а основание платежа берут из согласованного этапа или периода, поэтому умножать фактическое время на ставку для такого счёта не следует. Аванс и абонентскую оплату также рассчитывают по условиям договора. Подробнее связь записей с выставлением и оплатой разобрана в статье о том, как выстроить биллинг в юрфирме.
Какие данные проверить перед отправкой счёта
Клиенту должно быть понятно, за какую работу выставлена сумма. Сотруднику, который проводит оплату, нужны согласованные данные сторон и платёжные реквизиты.
Управленческая проверка начинается с того, что счёт сопоставляют с договором и выбранным периодом работы. Название клиента в переписке может отличаться от наименования компании, которая оплачивает услуги, поэтому переносить данные из последнего письма без сверки рискованно. Составитель берёт реквизиты из подтверждённого источника и проверяет, не появились ли изменения после предыдущей оплаты. Руководитель практики сверяет содержание работ с журналом часов, а ответственный за выставление проверяет арифметику и ранее учтённые суммы. Если в учебном примере из 16 000 ₽ зачтён аванс 6 000 ₽, к оплате остаётся 10 000 ₽: расчёт должен ссылаться на поступивший аванс. Повторное предъявление портит даже аккуратно оформленный счёт.
Таблица ниже — рабочий перечень для проверки данных перед отправкой. Он не определяет юридический статус документа или обязательность отдельных реквизитов.
| Что проверить | Откуда взять данные | Какую ошибку искать |
|---|---|---|
| Наименование исполнителя и плательщика | Договор и подтверждённые карточки сторон | Указана другая компания группы |
| ИНН, КПП, адрес | Актуальные реквизиты сторон | Сведения перенесены из старого шаблона |
| Банковские реквизиты, включая БИК | Подтверждённые данные получателя | Остался прежний расчётный счёт |
| Номер, дата и основание платежа | Журнал счетов и договор | Счёт трудно связать с делом |
| Наименование услуг и период | Условия работы и журнал часов | Описание слишком общее |
| Объём, ставка и сумма | Проверенные часы и согласованные цены | Применена ставка другого исполнителя |
| Дополнительные затраты | Подтверждающие документы и условия возмещения | Расход предъявлен повторно |
| НДС и итоговая сумма | Данные ответственного за бухгалтерский учёт | Налоговое оформление взято из чужого образца |
Вопросы подписи, печати и налогового оформления передают специалисту, который отвечает за бухгалтерские требования фирмы, поскольку образец из интернета не учитывает особенности конкретного договора и получателя платежа. Для рабочего процесса полезнее закрепить проверенный шаблон и ответственного за его актуальность.
Как объяснить клиенту состав услуг без лишней переписки
Понятное описание помогает клиенту сопоставить платёж с выполненной для него работой. При почасовой оплате детализация также объясняет, из чего сложилась итоговая сумма.
Запись «юридические услуги» почти ничего не говорит человеку, который согласует платёж, особенно если он не участвовал в обсуждении задачи и видит только счёт. Описание стоит строить вокруг выполненного действия и его связи с поручением клиента. При этом подробность имеет предел: внутренние заметки исполнителя могут содержать сведения, которые не нужны получателю счёта, поэтому переносить журнал часов целиком без проверки не стоит. Руководитель практики выбирает формулировки, позволяющие узнать работу, и убирает служебные комментарии. Если подробностей много, краткое основание остаётся в счёте, а расшифровку передают клиенту отдельно, сохраняя одинаковые названия дела и периода в обоих документах. Суммы должны совпадать без догадок.
В учебной ситуации «было → стало» меняется момент записи времени. Было: юрист вечером пишет «работа по проекту — 2 часа». Стало: после каждой задачи он фиксирует действие и длительность — 30 минут обсуждения и 90 минут анализа, то есть 120 минут, или те же 2 часа, которые теперь можно связать с поручением.
Для описаний можно использовать формулировки, уточнив их под фактически выполненную работу:
- «Обсуждение с клиентом замечаний к условиям договора — 0,5 часа».
- «Анализ условий договора по поручению клиента — 1,5 часа».
Такая детализация не доказывает сама по себе, что клиент согласовал весь объём: при расхождении с первоначальным поручением сначала уточняют основание предъявления работы, затем включают её в счёт. Исполнителю проще записать содержание задачи сразу, пока он помнит, какой вопрос обсуждали и чем закончилась работа.
Как связать отправленный счёт с оплатой и экономикой дела
После отправки счёта работа с ним продолжается до сверки поступления. Руководителю нужны отдельные сведения о предъявленной сумме и полученных деньгах.
Выставленный счёт показывает требование к оплате, но по нему нельзя судить о наличии денег на счёте фирмы или прибыльности выполненного поручения. Поступление подтверждают банковскими данными и связывают с конкретным платежом клиента. В продолжении учебного примера из 10 000 ₽ к оплате поступило 4 000 ₽; остаток — 6 000 ₽, а исходная сумма счёта сохраняется. Срок берут из согласованных условий, а факт отправки фиксируют отдельно: подготовленный документ мог остаться у сотрудника и не дойти до получателя. Если клиент просит исправить счёт, связь между версиями сохраняют, иначе одна работа может дважды попасть в ожидаемые поступления. Статус должен опираться на событие.
Общий порядок связывания начислений и поступлений описан в статье о том, какие данные собирать для финансов юрфирмы. Такой подход помогает объяснить разницу между выполненной работой, выставленной суммой и доступными деньгами.
Граница расчёта проста: даже полностью оплаченный счёт не показывает, сколько фирма заработала после затрат, поскольку в нём нет всей стоимости времени команды и расходов по делу. При условной фиксированной цене 30 000 ₽ затраты 20 000 ₽ оставляют 10 000 ₽ до прочих расходов фирмы. Для оценки результата нужно отдельно посчитать прибыльность проекта.
Один из способов организовать этот процесс — использовать Yavo для подсчёта оплачиваемых часов и формирования счетов. В программе можно отслеживать статус счёта:
- Выставлен.
- Отправлен.
- Оплачен.
- Просрочен.
Подготовку исходных записей и согласование условий при этом нужно закрепить за конкретными сотрудниками.
Что делать в понедельник
Начать стоит с ближайшего счёта, который фирма готовит к отправке. На нём удобно проверить весь путь от записи времени до ожидаемой оплаты, выявить недостающие данные и договориться, кто исправляет их до передачи документа клиенту.
- Сопоставить условия оплаты с журналом часов, ставками и графиком работы исполнителей.
- Проверить описания услуг и убрать из расчёта записи, основание предъявления которых ещё не согласовано.
- Сверить реквизиты и итоговую сумму с учётом ранее выставленных счетов и поступивших авансов.
- Назначить ответственного за отправку, фиксацию срока оплаты и сверку банковского поступления.
Счёт оплачен — а цель по доходу достижима?
Даже поступившие деньги не показывают прибыль после затрат. В «Миллионе на бумаге» разложите цель по выручке и узнайте, какой час нужен, чтобы забирать свою сумму.
Разложить свою цель
