Бюджет юридической работы рассчитывают через часы команды, себестоимость часа и расходы по проекту. Затем план сравнивают с уже понесёнными затратами и оценкой оставшейся работы: только так видно, хватит ли согласованной суммы до завершения поручения. Для расчёта нужны журнал часов, внутренние ставки и график работы сотрудников.
Определите, какую работу должен покрывать бюджет
Для сверки бюджета нужна разбивка по задачам, в которую можно разнести записи из журнала часов. Руководитель практики задаёт эту разбивку и отмечает, как команда будет учитывать работу, появившуюся после утверждения плана.
Формулировка «сопровождение сделки» оставляет слишком много места для разных ожиданий. Если в плане есть только общая сумма, по записям «работа по сделке» трудно установить, на каком участке команда потратила больше часов. Юрист получает очередное письмо, открывает материалы и продолжает задачу, потому что на уровне отдельного рабочего дня дополнительная просьба выглядит небольшой и вполне привычной. В журнале появляются часы, но исходный план остаётся прежним, и руководитель замечает расхождение лишь тогда, когда значительная часть согласованной суммы уже потрачена. Чтобы найти причину, каждой записи нужна связь с задачей из плана, а новой просьбе — отдельная отметка: иначе повторная проверка материалов растворится среди часов на первую. Подробность записей должна помогать сверке.
В карточке проекта или общей таблице стоит зафиксировать сведения, с которыми команда будет сверять новые задачи:
- задачу и признак её завершения;
- ответственного исполнителя;
- плановые часы по задаче;
- срок получения нужных материалов;
- относящиеся к задаче расходы;
- дату и причину изменения плана.
Названия задач в бюджете и журнале часов должны совпадать по смыслу. Проверка материалов исполнителем и обсуждение спорного вопроса с партнёром расходуют разное время и имеют разную себестоимость. Их стоит разделить, если руководителю потребуется выяснить, где возникло отклонение; дробить каждое письмо на самостоятельную строку бюджета обычно незачем.
Отдельно стоит сопоставить оценку с графиком команды: даже реалистичный объём часов может не поместиться в срок, когда те же сотрудники уже заняты другими делами или уходят в отпуск.
Посчитайте часы, себестоимость и дополнительные расходы
Внутренний бюджет задаёт план затрат, с которым команда будет сверяться по мере выполнения задач. Его сохраняют до начала работы, чтобы позднее видеть отклонения.
Для сравнения плана с фактом часам из журнала нужна внутренняя стоимость. Её можно рассчитать по расходам работодателя на сотрудника и доступному рабочему времени за тот же период, по единому порядку для всей команды. Оклад здесь участвует только как составляющая себестоимости, а расчёт помогает оценить экономику поручения. Если фирма распределяет на проекты общефирменные расходы, она должна заранее определить базу распределения и применять её одинаково, иначе похожие дела окажутся несопоставимыми между собой. График работы задаёт доступные часы, но административные задачи тоже занимают время; их учёт зависит от принятой модели и должен быть описан рядом с расчётом. Основание ставки нужно сохранять.
Исходные данные берут из документов и записей, которые можно проверить:
- плановые часы — из оценки задач и журналов сопоставимых завершённых проектов;
- внутреннюю стоимость часа — из расчёта финансовой службы за выбранный период;
- доступное время — из графика работы с учётом отсутствий;
- прямые расходы — из смет подрядчиков и согласованных заявок;
- фактические часы — из журнала с указанием исполнителя и задачи.
Плановая себестоимость проекта = сумма произведений плановых часов на внутреннюю стоимость часа по каждой роли + прямые расходы.
Сначала считают трудозатраты каждого участника. Затем складывают полученные суммы и добавляют затраты, относящиеся непосредственно к поручению. Расходы, уже включённые во внутреннюю стоимость часа, повторно прибавлять нельзя.
Рассмотрим условный учебный расчёт, чтобы показать порядок действий; это не данные фирмы или клиента. На работу заложено 50 часов по внутренней стоимости 600 ₽ за час. Трудозатраты составят 50 × 600 = 30 000 ₽. При прямых расходах 2 000 ₽ плановая себестоимость равна 32 000 ₽.
Если в бюджете предусмотрен резерв, его сохраняют отдельной строкой с указанием причины: при сверке будет видно, какая задача потребовала дополнительных часов и сколько резерва осталось.
Для будущих сверок сохраняют часы по задачам и дату расчёта: по одной итоговой сумме причину отклонения восстановить трудно. Исправления вносят в новую версию, сохраняя исходную: если просто заменить 50 часов на фактически потраченные, расхождение исчезнет из таблицы и следующую оценку будет не с чем сопоставить.
Сравнивайте бюджет с прогнозом затрат до завершения
На дату сверки у каждой задачи должны быть записанные часы и оценка остатка. Их сумма показывает ожидаемый объём работы, который можно сопоставить с первоначальным планом.
Сравнение плана только с уже записанным временем создаёт ложное спокойствие. Пока фактические затраты ниже бюджета, проект выглядит благополучно, хотя впереди может оставаться самый трудоёмкий этап, требующий участия партнёра и повторной работы исполнителя с материалами. Поэтому на регулярной сверке руководитель практики выясняет, какие задачи завершены, что ещё предстоит сделать и сколько часов команда теперь ожидает потратить на остаток. Исполнителю проще дать такую оценку по конкретным действиям, чем назвать общий процент готовности, особенно если клиент ещё не прислал замечания или изменил исходные условия. При этом прежнюю версию плана сохраняют: без неё невозможно отделить ошибку первоначальной оценки от последствий новой просьбы клиента. Прогноз должен объяснять изменение затрат.
Прогноз итоговой себестоимости = фактическая себестоимость выполненной работы + ожидаемая себестоимость оставшейся работы + все прямые расходы проекта.
Здесь прямые расходы включают уже понесённые и ожидаемые суммы без повторного учёта. В расчёт включают обязательства перед подрядчиками, даже если соответствующий счёт пока не оплачен. Иначе задержка платежа сделает прогноз искусственно ниже.
Продолжим учебный пример с бюджетом 32 000 ₽. Команда записала 40 часов из запланированных 50, но на оставшиеся задачи ей нужно ещё 15 часов по той же внутренней стоимости. Прямые расходы остаются равными 2 000 ₽.
Прогноз составит: 40 × 600 + 15 × 600 + 2 000 = 35 000 ₽. Ожидаемый перерасход — 35 000 − 32 000 = 3 000 ₽. В плане ещё есть 10 часов, но их уже не хватит.
В условной рабочей ситуации было так: юрист обсуждал правки по телефону, затем отвечал на письма и в конце недели записывал время общей строкой. Руководитель видел израсходованные часы, однако не мог определить, какая часть работы закончена и почему потребуется продолжение. Стало так: записи привязаны к задачам, дополнительные просьбы отмечены отдельно, а исполнитель обновляет оценку остатка перед сверкой. Теперь можно предметно обсудить причину отклонения и дальнейшие действия, хотя сама запись времени расходов не уменьшает.
Разбирать отклонение удобнее с задач, у которых сумма факта и остатка превышает план: исполнитель поясняет, что потребовало повторной работы и на чём основана новая оценка. Если часы укладываются в план, а затраты выросли, стоит проверить состав участников и прямые расходы. Итог сверки сохраняют с датой, чтобы на следующей встрече увидеть, оправдалась ли оценка остатка и какие обстоятельства снова её изменили.
Проверьте, чего бюджет не показывает
Точность сверки зависит от полноты журнала часов и свежести оценки остатка. Задержка записей скрывает уже возникшее отклонение.
Пропущенный звонок или незаписанная проверка материалов делают себестоимость ниже на бумаге, хотя фирма уже потратила рабочее время и должна учесть его при оценке результата. Ошибка возникает и тогда, когда все часы оценивают по одной средней ставке, несмотря на заметные различия в составе команды между первоначальным планом и фактическим выполнением поручения. Даже при полной записи времени бюджет не показывает качество результата, а экономия часов сама по себе не доказывает, что задача выполнена в нужном объёме. Денежные поступления также требуют отдельной сверки: прибыльное по расчёту дело может создавать нехватку денег, если расходы уже понесены, а оплата от клиента поступит позже. Поэтому руководителю нужны сведения о выполнении задач и платежах наряду с оценкой затрат. Одной суммы бюджета недостаточно.
Расхождение часто объясняется одним из повторяющихся обстоятельств:
- часы записаны с задержкой или без привязки к задаче;
- новые просьбы клиента попали в первоначальный объём;
- часть расходов учтена дважды;
- ожидаемые счета подрядчиков пропущены;
- внутренние ставки изменились, но версии расчёта не сохранены.
Журнал можно вести в общей таблице, если команда соблюдает единые правила записи. Когда сведения о часах и расходах удобнее собирать в программе, одним из вариантов становится Yavo: журнал часов позволяет видеть, кто и сколько работал над проектом, а учёт дополнительных затрат помогает собрать расходы по поручению. Оценку оставшейся работы всё равно даёт команда.
Что делать в понедельник
Начните с одного действующего поручения, по которому ещё можно скорректировать работу. Такая проверка покажет, каких данных не хватает для следующей оценки.
- Зафиксируйте результат проекта и допущения, на которых строился план, чтобы команда одинаково понимала, какие действия входят в согласованный объём и когда требуется его пересмотр с клиентом.
- Соберите журнал часов и прямые расходы, затем сверьте их с задачами: отдельно разберите записи, по которым невозможно понять, какая работа выполнена и что ещё осталось.
- Проверьте внутреннюю стоимость часа и график участников, сохранив основание расчёта, чтобы изменения состава команды или доступного времени можно было учесть при следующей сверке.
- Попросите исполнителей оценить оставшиеся задачи, рассчитайте итоговую себестоимость и обсудите причины отклонений до того, как команда потратит новые часы.
- Назначьте ответственного за обновление прогноза и согласуйте регулярность сверки.
Сверьте прогноз с планом
Остаток работы может изменить себестоимость проекта. В примере с бюджетом 32 000 ₽ команда записала 40 из 50 часов — соберите смету по ролям, добавьте резерв на риски и сравните цену с рынком.
Собрать смету для клиента
