Как учитывать время и расходы, если заключено соглашение об оказании бесплатной юридической помощи

Если фирма заключила соглашение об оказании бесплатной юридической помощи, часы по такой работе стоит учитывать отдельно и переводить во внутреннюю себестоимость. Отсутствие оплаты со стороны получателя помощи не делает труд команды бесплатным для фирмы. Руководителю нужны данные о затраченном времени, оставшейся работе и источнике покрытия расходов — тогда он сможет планировать участие команды.

Определите, какую работу оплачивает сама фирма

Бесплатная помощь описывает условия для её получателя. Для управленческого учёта этого недостаточно: нужно установить, за чей счёт работает команда. От этого зависит, с какими поступлениями сопоставлять расходы и в какой отчёт включать дело.

Статья разбирает работу, которую юридическая фирма финансирует из собственных средств. Если предусмотрено внешнее возмещение, его нужно учитывать отдельно по фактическим условиям. Автоматически считать такую работу полностью оплаченной самой фирмой нельзя.

Содержание соглашения и основания предоставления помощи здесь не рассматриваются. Федеральный или региональный порядок её оказания требует отдельного разбора ответственным специалистом. Задача статьи — показать, как учитывать внутренние расходы после того, как условия работы уже определены.

Управляющему партнёру стоит получить ответы на несколько вопросов:

• Какой результат команда собирается подготовить в рамках согласованной работы?
• Кто участвует в деле и кто распределяет задачи?
• Сколько времени уже потрачено?
• Что ещё предстоит сделать?
• Какие расходы фирма несёт помимо труда юристов?
• Из какого внутреннего бюджета покрываются затраты?

Ответы лучше зафиксировать в отдельной карточке дела. Это может быть строка в общей таблице или запись в программе учёта. Главное, чтобы часы и расходы разных обращений не смешивались.

Для фирмы на 5–50 человек такая детализация полезна уже на уровне расписания. Если руководитель видит только оплачиваемые поручения, часть работы команды остаётся за пределами планирования. В результате в графике появляются свободные часы, которые фактически уже заняты.

Далее используется один сквозной учебный расчёт. Его условия: страна — Россия, период планирования — декабрь, денежные суммы — в рублях. Все часы, ставки и расходы заданы для демонстрации арифметики. Они не отражают показатели действующей фирмы, рыночные ставки или норматив рабочего времени.

Отделите соглашение от внутреннего плана работы

Соглашение описывает отношения с получателем помощи. Внутренний план нужен руководителю, чтобы распределять задачи и оценивать затраты. Эти записи связаны между собой, но у них разные назначения.

В карточке достаточно указать идентификатор соглашения и сведения, необходимые для учёта. Переписывать туда весь текст документа нет необходимости. Состав самой карточки определяется управленческой задачей фирмы и принятым порядком доступа к сведениям.

Полезно выделить следующие поля:

Карточка не должна превращаться в дополнительный отчёт, который юрист заполняет после каждого действия. Постоянные сведения вносятся при открытии дела. Затем обновляются часы, расходы и прогноз.

Особенно полезно разделить исходный план и текущую оценку. Если первоначальную цифру каждый раз заменять новой, руководитель перестанет видеть, как менялся объём работы. Сохранённый исходный план помогает разобраться, где оценка оказалась неточной и какие задачи появились позднее.

В учебном примере при открытии дела предусмотрели:

• Работу исполнителя — 6 часов.
• Обсуждение и проверку руководителем — 4 часа.
• Общую трудоёмкость — 10 часов.
• Прямые расходы помимо труда — 1 000 ₽.

Эти значения сохраняются до завершения дела. Новая оценка появляется в отдельном поле с датой пересмотра.

Внутренний бюджет времени также не определяет юридические обязательства фирмы. Его превышение — повод пересмотреть распределение работы и прогноз затрат. Решения о дальнейшем оказании помощи принимаются с учётом согласованных условий и профессиональных обязанностей.

Соберите исходные данные до расчёта

Для расчёта нужны журнал часов, внутренние ставки себестоимости и график работы. Прямые расходы добавляются из учётных записей фирмы и подтверждающих материалов. У каждого источника своя роль.

Журнал часов показывает, на что ушло время. Запись должна позволять связать конкретный промежуток работы с делом и задачей. Формулировка «бесплатная помощь» слишком широкая: по ней трудно понять, что уже сделано и сколько работы осталось.

Полезные описания действий:

• «Разобрал исходные материалы по делу».
• «Обсудил с получателем помощи недостающие сведения».
• «Подготовил результат по согласованной задаче».
• «Проверил работу исполнителя».
• «Обсудил дальнейшие действия с руководителем дела».

Внутренняя ставка показывает стоимость часа для фирмы. Её рассчитывает финансовый специалист по принятой методике. Если в расчёте используются оклады, здесь они выступают составляющей себестоимости труда.

График работы показывает доступное время. Из него берут рабочие часы за выбранный период с учётом отсутствий. По графику нельзя определить, сколько времени ушло на конкретное дело: для этого нужен журнал.

Учёт расходов показывает затраты помимо труда. Для каждой суммы нужна связь с делом и понятное основание. Расход, который относится сразу к нескольким проектам, требует отдельного правила распределения.

До расчёта стоит проверить сопоставимость данных. Часы за декабрь нужно оценивать по ставкам, применимым к декабрю. Если методика изменилась в середине периода, в отчёте следует сохранить дату изменения и пояснение. Иначе изменение себестоимости будет выглядеть как изменение трудоёмкости.

В небольшом коллективе сведения могут находиться у разных людей. Юрист записывает время, руководитель практики уточняет оставшиеся задачи, финансовый специалист определяет ставки. Полезно заранее закрепить, кто отвечает за каждую часть данных.

Если в работе участвует адвокат, его часы также должны иметь понятную привязку к делу. Основание денежной оценки зависит от фактических отношений с фирмой и принятой методики. Автоматически применять к любому участнику ставку штатного сотрудника нельзя.

Записывайте время так, чтобы короткие действия не исчезали

У юриста день редко состоит из одной непрерывной задачи. Работа по бесплатному делу может распределяться между другими поручениями. Если восстанавливать всё по памяти в конце недели, короткие действия легко пропустить.

Для записи времени достаточно устойчивого порядка:

• Выбрать дело перед началом работы.
• Указать задачу или кратко описать действие.
• Записать фактическую продолжительность.
• Отдельно отметить работу, которую выполнял другой участник.
• Исправить ошибочную запись, если время попало в чужое дело.

Таймер помогает зафиксировать начало и окончание работы. При переключении на другую задачу запись нужно остановить или сменить дело. Сам по себе работающий таймер ещё не означает, что вся зафиксированная продолжительность относится к выбранному поручению.

Ручной ввод тоже подходит, если юрист делает запись вскоре после выполнения задачи. Для руководителя полезнее достаточно точные и своевременные данные, чем подробный журнал, восстановленный задним числом.

В учебном журнале записи за первые дни декабря выглядят так:

Здесь используется десятичная запись часов:

• 0,25 часа = 15 минут.
• 0,50 часа = 30 минут.
• 0,75 часа = 45 минут.
• 1,25 часа = 75 минут.

Форматы нельзя смешивать. Запись 1:30 означает 1 час 30 минут, или 1,5 часа. Если принять её за 1,30 часа, в расчёт попадут 78 минут. Разница составит 12 минут на одной записи.

Отдельного внимания требуют совместные обсуждения. Если встреча длилась 30 минут и в ней участвовали 2 человека, затраты труда составят 0,5 × 2 = 1 человеко-час. Каждый участник записывает своё время, а руководитель видит суммарное участие команды.

При этом одна и та же запись одного юриста не должна повторно попадать в итог через другой отчёт. Такой дубль возможен, если фирма одновременно ведёт журнал задач и отдельную таблицу бесплатной помощи, а затем складывает данные из обоих источников.

Ожидание ответа также следует отделять от работы. Дело может оставаться открытым долго, но календарный срок сам по себе ничего не говорит о затратах труда. В журнал попадает фактически выполненная работа по принятому в фирме правилу.

Посчитайте, сколько часов уже занято и сколько ещё потребуется

Начать можно с самого простого показателя — трудоёмкости дела.

Фактическая трудоёмкость = сумма часов всех участников по делу.

Порядок расчёта:

• Выбрать дело и период.
• Собрать относящиеся к нему записи времени.
• Проверить ошибочные привязки и дубли.
• Сложить часы всех участников.
• Отдельно сохранить разбивку по задачам и исполнителям.

По учебному журналу исполнитель записал 5 часов, руководитель — 3 часа.

Фактическая трудоёмкость: 5 + 3 = 8 часов.

Если в отчёт попадёт только время исполнителя, будут пропущены 3 из 8 часов, то есть 37,5% учтённого труда команды. Это арифметика примера, а не оценка распространённости такой ошибки в юридических фирмах.

Итоговые часы отвечают на вопрос, сколько труда уже вложено. Они не показывают, завершена ли работа. Для планирования к факту нужно добавить оценку оставшихся задач.

Прогноз трудоёмкости = фактические часы + оценка оставшихся часов.

Допустим, после проверки материалов ответственный оценил оставшуюся работу исполнителя в 4 часа, руководителя — в 1 час.

Прогноз по делу составляет 8 + 5 = 13 часов. По сравнению с исходными 10 часами ожидается увеличение на 3 часа.

Простое вычитание факта из плана дало бы 10 − 8 = 2 часа. Для расписания такая цифра уже непригодна: по текущей оценке впереди 5 часов работы.

Остаток оценивает человек, который понимает текущее состояние дела. Рядом с новой оценкой полезно сохранить объяснение. В нашем примере можно условно принять, что исполнителю предстоит разобрать дополнительный объём материалов. Так руководитель видит основание для изменения расписания.

Переведите записанные часы во внутреннюю себестоимость

Количество часов помогает планировать работу. Для бюджета потребуется денежная оценка.

Затраты труда по делу = сумма произведений часов каждого участника на его внутреннюю ставку.

Внутреннюю ставку можно рассчитывать по формуле:

Себестоимость часа = затраты на сотрудника за период / принятый фонд часов за тот же период.

В числителе используют состав затрат, закреплённый в методике фирмы. В знаменателе — согласованную базу часов. Если разные практики выбирают разные базы без пояснений, сравнивать их показатели будет трудно.

Для учебного расчёта зададим следующие значения. Общие расходы офиса в них не включены.

Фонд 120 часов выбран только для примера. Это не производственный календарь и не установленная норма на декабрь. В рабочем расчёте фирма берёт свою базу из графика и финансовой методики.

Теперь можно оценить фактически записанное время:

• Исполнитель: 5 × 1 500 = 7 500 ₽.
• Руководитель: 3 × 2 500 = 7 500 ₽.
• Вся команда: 7 500 + 7 500 = 15 000 ₽.

Участники потратили разное количество часов, но в этом примере денежная оценка их труда совпала. Поэтому разбивку по исполнителям нужно сохранять даже в коротком отчёте.

Тариф, по которому фирма продаёт часы клиентам, для такого расчёта не подходит. Умножение времени на клиентскую ставку даст оценку по тарифу. Для определения затрат нужны внутренние ставки.

Для управленческих решений полезно различать два показателя:

• Прямая себестоимость включает труд участников и расходы, непосредственно связанные с делом.
• Полная себестоимость дополнительно включает долю общих расходов фирмы по выбранному правилу распределения.

Общие расходы нельзя добавлять повторно. Если их доля уже включена во внутреннюю ставку часа, дополнительное начисление той же суммы на дело завысит результат. Поэтому рядом со ставкой стоит хранить краткое описание её состава.

Есть и другое ограничение: себестоимость времени не всегда равна дополнительному денежному платежу. Работа сотрудника в пределах обычного графика расходует доступные часы, даже когда не вызывает отдельной выплаты. Движение денег нужно смотреть отдельно.

Добавьте расходы, которые не выражаются в часах

Журнал времени не охватывает все затраты. В связи с делом у фирмы могут возникнуть расходы, которые нужно записать отдельно. Их состав зависит от фактически выполненной работы.

В записи о расходе полезно указать:

• Дату и сумму.
• Назначение платежа.
• Дело, к которому он относится.
• Основание для включения в расчёт.
• Источник покрытия.
• Статус, если сумма пока только запланирована.

Продолжим учебный пример. Допустим, фирма оплатила поездку стоимостью 900 ₽ и отправку материалов стоимостью 300 ₽. Ещё одна поездка предварительно оценена в 800 ₽.

Названия расходов служат иллюстрацией учёта. В конкретном деле состав затрат и источник покрытия определяются по его фактическим условиям.

Прямая себестоимость дела = затраты труда + фактические прямые расходы.

На дату учебного отчёта:

15 000 + 1 200 = 16 200 ₽.

Запланированная поездка пока не входит в фактическую себестоимость. При этом исключать её из прогноза тоже неудобно: руководитель получит неполную оценку будущего бюджета.

Прогноз прямой себестоимости = фактическая прямая себестоимость + стоимость оставшихся часов + ожидаемые прямые расходы.

Оставшаяся работа в примере стоит:

• Исполнитель: 4 × 1 500 = 6 000 ₽.
• Руководитель: 1 × 2 500 = 2 500 ₽.
• Всего оставшийся труд: 6 000 + 2 500 = 8 500 ₽.

Прогноз до завершения дела:

16 200 + 8 500 + 800 = 25 500 ₽.

Не каждый платёж, связанный с делом, автоматически становится расходом фирмы. Перед включением суммы нужно определить, кто её понёс и кто должен её покрыть по установленным условиям. Управленческий отчёт должен отражать выбранные границы расчёта последовательно.

Сопоставьте план, факт и остаток работы

Руководителю нужен ответ на практический вопрос: достаточно ли предусмотренного времени и бюджета для завершения работы. Одного сравнения факта с первоначальным планом для этого мало.

Исходный денежный план учебного дела рассчитывается по первоначальным часам и тем же внутренним ставкам:

6 × 1 500 + 4 × 2 500 + 1 000 = 20 000 ₽.

На дату отчёта фактически учтено 16 200 ₽. Разница с планом составляет 3 800 ₽, но оставшаяся работа вместе с поездкой потребует по прогнозу 9 300 ₽.

Отклонение прогноза от плана = прогноз общих затрат − плановые затраты.

В примере денежное отклонение составляет:

25 500 − 20 000 = 5 500 ₽.

Если нужна относительная величина:

Отклонение, % = отклонение в рублях / плановые затраты × 100%.

5 500 / 20 000 × 100% = 27,5%.

По часам увеличение другое: 3 / 10 × 100% = 30%. Разница объясняется составом затрат. Дополнительные часы относятся к исполнителю, а его ставка ниже ставки руководителя. Прямые расходы также изменились отдельно.

Такая разбивка позволяет обсуждать конкретные действия. В учебном деле нужно найти место в расписании для 4 часов исполнителя и 1 часа руководителя, а также учесть 800 ₽ ожидаемого платежа. Общая сумма 25 500 ₽ сама по себе не показывает, кому и когда предстоит работать.

Внутренняя граница бюджета — сигнал для обсуждения. При приближении к ней руководитель уточняет остаток задач, проверяет исходную оценку и решает, как организовать дальнейшую работу. Само достижение границы не определяет судьбу соглашения.

Покажите бесплатную помощь в декабрьском расписании

Часы по такой помощи должны быть видны рядом с остальной работой. Иначе руководитель может назначить юристу новое поручение, исходя из неполного графика.

При планировании стоит сопоставлять:

• Доступные часы по рабочему графику.
• Уже назначенную работу по оплачиваемым делам.
• Задачи по бесплатной помощи.
• Внутреннюю работу фирмы.
• Запланированные отсутствия.

Для продолжения примера примем доступное время каждого участника за декабрь равным 120 часам после учёта отсутствий. Здесь оно совпадает с базой ставки по условию примера; в методике конкретной фирмы эти величины могут различаться.

В таблице показана ожидаемая занятость за весь месяц: выполненная работа вместе с запланированным остатком.

Без бесплатного дела в расписании исполнителя были бы не распределены 120 − 80 − 20 = 20 часов. После включения всей работы по нему остаётся 11 часов.

Если часть дела уже выполнена, при обновлении расписания нельзя повторно назначать весь прогноз. Из 9 часов исполнителя уже записано 5, поэтому в будущие задачи попадут только 4 часа. У руководителя из 4 часов уже выполнено 3, остаётся 1 час.

Для оценки доли бесплатной работы можно использовать формулу:

Доля времени на бесплатную помощь = часы по такой помощи / доступные рабочие часы за период × 100%.

При планировании в числитель берут прогноз часов за весь период. В нашем примере ожидаемая доля за декабрь составляет:

13 / 240 × 100% ≈ 5,42%.

По участникам она различается:

• Исполнитель: 9 / 120 × 100% = 7,5%.
• Руководитель: 4 / 120 × 100% ≈ 3,33%.

После закрытия месяца прогноз заменяют фактическими записями. Полученное значение будет фактической долей. Смешивать её с прогнозной в одном сравнении без подписи нельзя.

Границы числителя и знаменателя должны совпадать. Если в числителе стоят часы участников одной практики, в знаменателе берут доступное время той же практики за тот же период. Если фирма исключает из базы отдельные категории часов, это правило нужно применять последовательно.

Высокая доля сама по себе не означает проблему. Она может соответствовать заранее принятому решению партнёров. Низкая доля тоже не доказывает, что работа организована хорошо: часть часов могла не попасть в журнал.

Не стоит автоматически считать эти часы потерянной выручкой. Для такого вывода понадобятся сведения о наличии оплачиваемой работы и возможности передать её тому же сотруднику в тот же период.

Разберите ситуацию «было → стало» на рабочем процессе

Ниже — условное продолжение учебного примера. Оно показывает изменение записей и решений, без обещаний финансового результата.

Было. Юрист получил задачу по бесплатному делу. В течение дня он изучал материалы между другими поручениями, отвечал на сообщения и обсуждал вопрос с руководителем. В журнал попала общая запись на 5 часов в конце недели. Ещё 3 часа руководителя остались без привязки к делу.

На встрече по загрузке партнёр видел первоначальный план в 10 часов. По неполному журналу казалось, что половина работы ещё впереди и её можно выполнить силами исполнителя. Отдельной оценки оставшихся задач не было.

Стало. Для дела завели отдельную карточку. Исполнитель записывает время по задачам, руководитель относит свою проверку к тому же делу. Перед обсуждением загрузки ответственный обновляет перечень оставшихся действий.

Теперь в отчёте видны 8 фактических часов и 5 ожидаемых. Из оставшихся часов 4 нужны исполнителю, 1 — руководителю. Партнёр может закрепить за ними время в расписании и сопоставить его с новыми поручениями.

Изменение здесь состоит в качестве исходных данных. Оно не доказывает экономию и не означает, что работа стала быстрее. Чтобы сделать такой вывод, потребовалось бы отдельное сравнение сопоставимых дел и условий.

Для юриста смысл порядка тоже конкретен: рабочие действия перестают исчезать из отчёта только потому, что за них не выставляется счёт. При этом запись должна оставаться короткой. Избыточная детализация создаёт дополнительную нагрузку и редко помогает оценить остаток работы.

Где расчёт может ввести в заблуждение

Точная арифметика не исправляет неполные исходные данные. Если журнал заполняется выборочно, итоговая себестоимость будет занижена независимо от качества формул.

Чаще всего картину искажают следующие ошибки:

• Пропущено время руководителя. В учебном примере это уменьшило бы денежную оценку труда на 7 500 ₽.
• Использована клиентская ставка. Полученная сумма показывает стоимость по тарифу, но не даёт внутреннюю себестоимость.
• Смешаны факт и прогноз. Ожидаемые 800 ₽ за поездку выглядят как уже понесённые расходы.
• Общие расходы учтены повторно. Их доля одновременно входит в ставку часа и добавляется отдельной строкой.
• Сравниваются разные периоды. Данные по часам и затратам относятся к несовпадающим отрезкам работы.
• Исходный план перезаписан. Если заменить 10 часов на 13, исчезнет история пересмотра оценки.
• Пропущена оставшаяся работа. Фактические 16 200 ₽ создают неполное представление о деле с прогнозом 25 500 ₽.
• Месячные часы приняты за свободные интервалы. Суммарные 15 часов в расписании двух участников ещё не означают, что они доступны одновременно.

Даже корректный расчёт не оценивает качество юридической помощи и её значение для получателя. Он также не показывает, насколько сложными были исходные обстоятельства. Для этих вопросов нужны другие сведения и профессиональная оценка.

Нельзя ранжировать юристов только по числу часов на бесплатных делах. Большая трудоёмкость может быть связана с составом задач, распределением ролей или необходимостью дополнительной проверки. Сначала следует разобраться в работе, затем обсуждать показатель.

Сравнение дел полезно, если у них сопоставимы объём, стадия и состав участников. Средняя себестоимость по разнородным обращениям даёт общий ориентир, но плохо подходит для оценки нового поручения без разбора его задач.

Организуйте учёт без повторного ввода

Когда соглашение об оказании бесплатной юридической помощи связано с отдельной карточкой дела, руководителю проще собрать сведения о времени и расходах. Для этого нужна единая точка, из которой данные попадают в отчёт.

В таблице такой порядок тоже возможен. Понадобятся одинаковые обозначения дел, согласованные категории работ и актуальные ставки. Основная сложность возникает, когда участники ведут отдельные файлы и по-разному называют одну задачу.

Yavo — система для учёта времени и биллинга в юридических фирмах — может быть одним из способов организовать такую работу: юрист записывает время с помощью таймера, а фирма использует часы для анализа затрат по делу. Практический смысл появляется при согласованных правилах записи и расчёта себестоимости.

Формат инструмента не отменяет ответственности за данные. Исполнитель уточняет свои часы, руководитель — оставшуюся работу, финансовый специалист — методику денежной оценки. Отчёт становится полезным, когда эти сведения относятся к одному делу и одному периоду.

Что делать в понедельник

• Выберите открытое дело. Укажите ответственного, участников и источник покрытия расходов.
• Соберите записи времени. Проверьте, включены ли обсуждения и проверка руководителем.
• Уточните внутренние ставки. Зафиксируйте состав затрат и базу часов вместе с финансовым специалистом.
• Оцените остаток работы. Сохраните исходный план и отдельно внесите текущий прогноз часов и расходов.
• Обновите загрузку команды. Учтите будущие задачи по делу при распределении новых поручений.

Сколько фирме стоит оплачиваемый час?

Вы уточнили затраты и базу часов для дела. Теперь учтите, что оплачивается лишь часть рабочего времени: рассчитайте себестоимость часа и цену с прибылью и налогом по своим цифрам.

Открыть калькулятор