Как юрфирме рассчитать цену работы с договорами

Цену работы с договором рассчитывают по действиям команды: от разбора условий сделки до передачи согласованной редакции. Часы юриста и партнёра переводят в затраты, добавляют расходы и плановую прибыль. В предложении указывают, какую версию документа получит клиент и сколько обсуждений и пакетов замечаний входит в сумму.

Определите, какую работу оплачивает клиент

За запросом «подготовить договор» могут стоять разные задания. В одном случае клиент уже согласовал условия поставки и передал их юристу. В другом есть только переписка, из которой ещё предстоит собрать договорённости. Одинаковое название документа не делает эти задания равными по трудоёмкости.

Перед оценкой стоит определить точку начала и точку завершения работы. Для учебного примера возьмём такое задание:

• Клиент передаёт 1 согласованное описание сделки.
• Юрист готовит 1 проект договора поставки.
• Партнёр проверяет проект перед отправкой.
• В сумму входит 1 обсуждение с клиентом продолжительностью до 1 часа.
• Юрист обрабатывает 1 сводный пакет замечаний.
• Переговоры с контрагентом оцениваются отдельно.

Это условный состав поручения. Фирма может предложить другой, но исполнителю нужно видеть обещанный результат до начала работы.

При экспертизе полученного проекта точкой начала будет конкретная версия файла. Следует уточнить, что требуется на выходе: перечень замечаний или переработанный текст. Подготовка обоих результатов потребует отдельной оценки.

Число страниц помогает оценить чтение. Для согласований полезнее знать, кто присылает замечания и как принимаются решения. Документ на 4 страницах может пройти 3 обсуждения, а на 12 страницах — 1.

Проверьте описание задания: сможет ли юрист, который не участвовал в первом разговоре, понять, какую работу фирма включила в цену?

Разложите поручение на действия юриста

В итоговом файле не видно времени на уточнение условий поставки, чтение приложений и обсуждение противоречивых комментариев. Поэтому оценку «подготовить договор» раскладывают на действия, которые можно сопоставить с записями исполнителей.

Ниже — учебный бюджет описанного поручения. Часы условные; для рабочего предложения их заменяют данными фирмы.

У каждой строки должно быть основание. Часы подготовки можно взять из похожих заданий. Продолжительность звонка — из согласованного формата обсуждения. Время переработки зависит от того, получит ли юрист единый список замечаний или несколько файлов с разными комментариями.

Такой разбор помогает обнаружить пропуски. Например, в оценке есть чтение основного текста, но отсутствует работа с приложением, которое клиент обещал прислать позднее. Его нужно включить в расчёт либо обозначить как ещё не оценённую часть.

Для проверки чужого проекта строку подготовки заменяют разбором текста и оформлением замечаний. Если после этого требуется собрать новую редакцию, ей отводят отдельные часы.

Проверку партнёра также оставляют отдельной строкой. В примере она занимает 2 из 12 часов команды. Из-за различия внутренних ставок её доля в затратах будет выше доли во времени.

Дробить работу до каждого исправления не требуется. Достаточно различать действия, по которым руководитель может объяснить отклонение: чтение материалов, подготовку, проверку и согласование.

Возьмите часы из журнала, ставки — из расчёта затрат

Для оценки следующего договора полезны записи по завершённым документам с похожим порядком подготовки. Совпадения вида договора недостаточно: нужно проверить готовность задания и количество участников согласования.

Исходные данные берут из нескольких источников:

• Журнал часов. Кто работал с документом, что делал и сколько времени потратил.
• График работы. Рабочие часы за период с учётом отсутствий.
• Расчёт внутренних ставок. Какие затраты приходятся на час каждой роли.
• Данные о расходах. Прямые затраты и принятый способ распределения общих.
• Переписка и описание задания. Какие материалы были получены и какие редакции обещаны клиенту.

Допустим, на подготовку первых версий в 4 условных поручениях ушло 3, 4, 4 и 5 часов:

Среднее время подготовки = (3 + 4 + 4 + 5) / 4 = 4 часа.

Так появляется основание для соответствующей строки бюджета. Время согласований из этих же поручений следует сравнить отдельно. Один клиент мог вернуть единый список, другой — несколько противоречащих друг другу версий.

Запись «договор — 2 часа» почти бесполезна для следующей оценки. Запись «сопоставление замечаний к порядку оплаты — 2 часа» объясняет, почему работа заняла время.

Если журнала пока нет, часы назначают по опыту исполнителя и отмечают это в расчёте. После передачи документа сохраняют фактическое время рядом с оценкой. Одно завершённое задание уже даст материал для разбора, но ещё не станет устойчивым ориентиром.

Короткие звонки записывают в день разговора. В конце месяца восстановить их связь с конкретной редакцией труднее.

Рассчитайте внутреннюю стоимость часа

Чтобы перевести часы подготовки в затраты, фирме нужна внутренняя стоимость времени каждой роли. Клиентская ставка используется при выставлении почасового счёта и решает другую задачу.

Внутренняя стоимость часа = затраты на специалиста за период / рабочие часы специалиста за тот же период.

В учебном расчёте затраты на юриста за месяц составляют 240 000 ₽. По графику с учётом отсутствий у него 160 рабочих часов:

240 000 ₽ / 160 часов = 1500 ₽ за час.

Состав затрат определяет фирма. Оклад может входить в числитель как расход на специалиста; одной суммы оклада для полной оценки может быть недостаточно.

Если за тот же период доступно 144 часа, стоимость изменится:

240 000 ₽ / 144 часа ≈ 1667 ₽ за час.

Поэтому затраты и график берут за одинаковый период.

Отдельно решают, как распределять внутреннюю занятость. Допустим, из 160 рабочих часов на клиентские задания приходится 120. Если все затраты на специалиста должны покрываться этими часами, получится:

240 000 ₽ / 120 часов = 2000 ₽ за час клиентской работы.

Это другой способ распределения той же суммы. Добавлять стоимость внутренней занятости ещё раз в общие расходы нельзя.

Далее используется ставка юриста 1500 ₽. Затраты на внутреннюю занятость учтены в отдельно заданной доле общих расходов. Для партнёра принята условная внутренняя ставка 4000 ₽ за час. Она оценивает его участие в работе с документом и не означает отдельную выплату за проверку.

Основания обеих ставок сохраняют вместе с расчётом. При следующей оценке это позволит увидеть, почему подорожала подготовка: изменились часы исполнителей или стоимость их времени.

Соберите себестоимость и определите цену

После оценки действий можно рассчитать сумму предложения:

• Умножить часы юриста и партнёра на их внутренние ставки.
• Сложить затраты на труд.
• Прибавить прямые расходы по поручению.
• Добавить долю общих расходов без повторного учёта.
• Заложить плановую прибыль.
• Сверить полученную сумму с обещанным составом работы.

Себестоимость поручения = затраты на часы исполнителей + прямые расходы + распределённые общие расходы.

В учебной модели расчёт выглядит так:

Все величины условные и не описывают рыночную цену подготовки договора.

Цена поручения = себестоимость + плановая прибыль.

При плановой прибыли 9000 ₽ предложение составит:

27 000 ₽ + 9000 ₽ = 36 000 ₽.

Если фирма задаёт прибыль как долю цены, используют маржу:

Цена = себестоимость / (1 − целевая маржа).

При марже 25%:

27 000 ₽ / (1 − 0,25) = 36 000 ₽.

Проверка: 9000 ₽ / 36 000 ₽ × 100% = 25%.

Наценка 25% считается от себестоимости и даёт другую сумму: 27 000 ₽ × 1,25 = 33 750 ₽. Прибыль составит 6750 ₽, маржа — 6750 / 33 750 × 100% = 20%. В таблице расчёта нужно подписывать, какой именно процент применяется.

Теперь предположим, что после предусмотренной переработки пришёл ещё один пакет замечаний. На него потребовались 3 часа юриста и 1 час партнёра:

3 × 1500 ₽ + 1 × 4000 ₽ = 8500 ₽.

При прежней цене и остальных неизменных расходах останется 36 000 − 27 000 − 8500 = 500 ₽ прибыли.

Поэтому перед новой редакцией нужно прочитать замечания и сопоставить их с заданием. Дополнительные часы сами по себе не означают согласованную доплату.

Выберите способ оплаты под определённость задачи

Формат оплаты зависит от того, насколько понятен путь документа до согласованного результата. Готовые исходные условия позволяют оценить подготовку точнее, чем обещание сопровождать переговоры с ещё неизвестным количеством участников.

При почасовой оплате используют клиентские ставки. В условном примере это 3000 ₽ за час юриста и 6000 ₽ за час партнёра. За те же 10 и 2 часа получится:

10 × 3000 ₽ + 2 × 6000 ₽ = 42 000 ₽ без отдельно оплачиваемых расходов.

Для почасовой работы с пределом нужна точка обсуждения остатка. Допустим, клиент согласовал максимум 40 000 ₽, а предупреждение — при накоплении 30 000 ₽. Если впереди остаётся переработка стоимостью 15 000 ₽, она уже не помещается в согласованный бюджет.

Порог выбирают так, чтобы команда успела оценить оставшиеся замечания и обсудить продолжение до исчерпания суммы.

При фиксированной цене записи времени также нужны. Они покажут, сколько стоила каждая часть подготовки и какие согласования не удалось предвидеть при отправке предложения.

Отдельно оцените неопределённость и срочность

Пометка «сложный договор» не объясняет запас в цене. Лучше указать, что именно пока неизвестно и какую работу это может вызвать:

• Приложения поступят после подготовки основного текста.
• Коммерческие условия ещё обсуждаются внутри компании клиента.
• Замечания собирают несколько участников.
• Контрагент может прислать собственную редакцию.
• Для отдельных изменений потребуется повторная проверка партнёра.

Каждую причину переводят в возможные действия. В учебной оценке дополнительный пакет замечаний потребует 2 часа юриста и 0,5 часа партнёра:

Резерв затрат = 2 × 1500 ₽ + 0,5 × 4000 ₽ = 5000 ₽.

Если эта переработка уже заложена в базовые 10 часов юриста и 2 часа партнёра, повторно прибавлять резерв нельзя.

При неизвестном составе замечаний можно сначала оценить подготовку проекта, а следующую часть — после получения ответа. Клиенту заранее сообщают, на какой версии заканчивается первый этап и когда потребуется новая оценка.

Срочность проверяют по графику исполнителей. Если 2 часа работы приходится передать от юриста со ставкой 1500 ₽ специалисту со ставкой 4000 ₽, затраты увеличатся на:

2 × (4000 − 1500) = 5000 ₽.

Это основание для пересчёта, но ещё не готовая надбавка. Руководителю нужно оценить, какие другие задания придётся перенести и сможет ли партнёр проверить текст к обещанному моменту.

При срочном запросе стоит также уточнить, когда клиент передаст приложения и вернёт комментарии. Эти даты определяют, в какие рабочие часы команда сможет закончить документ.

Объясните клиенту, что входит в предложенную сумму

Предложение должно связывать цену с понятным результатом работы над документом. В нём стоит указать:

• Какой договор требуется подготовить или проверить.
• Какие материалы клиент передаёт до начала.
• В каком виде он получит результат.
• Сколько обсуждений входит в сумму.
• Кто собирает замечания в общий пакет.
• Включены ли переговоры с контрагентом.
• Какие изменения потребуют новой оценки.

В учебном предложении за 36 000 ₽ предусмотрены проект договора и 1 сводный пакет замечаний в пределах исходного задания. Если затем клиент меняет саму сделку, руководителю нужно оценить переработку до её начала.

Число редакций без описания содержания даёт слабую опору. Один пакет может состоять из уточнений формулировок, другой — потребовать заново собрать значительную часть текста.

Обещания «полного сопровождения» и «всех необходимых правок» затрудняют оценку. Исполнитель не видит точки завершения, клиент ожидает, что любая следующая версия уже оплачена.

Цена «от» тоже требует описания базовой работы. Если сумма относится к первой версии по готовому заданию, это указывают рядом.

При просьбе о скидке пересчитывают экономику предложения. Скидка 10% от 36 000 ₽ даст цену 32 400 ₽. При себестоимости 27 000 ₽ останется 5400 ₽ вместо 9000 ₽: прибыль уменьшится на 40%.

Если клиент берёт на себя сбор комментариев, часы согласований можно оценить заново. Основанием снижения цены станет конкретное изменение работы команды.

Сопоставляйте внешние цены с одинаковым объёмом

Внешний ориентир полезен только вместе с описанием услуги. Сумма за подготовку первой версии мало говорит о цене задания, включающего обсуждение с клиентом и переработку после ответа контрагента.

При сопоставлении проверяют:

• Исходное состояние документа и материалов.
• Результат, который передают клиенту.
• Участие старшего юриста или партнёра.
• Количество обсуждений.
• Порядок работы с дополнительными редакциями.
• Отдельно оплачиваемые расходы.

Допустим, в учебном сравнении есть суммы 24 000 ₽ и 36 000 ₽. Первая относится к подготовке проекта. Вторая включает также проверку партнёром и обсуждение замечаний. Разница 12 000 ₽ требует разбора состава работы.

Эти цифры условные; рыночных наблюдений за ними нет. Для реального ориентира сохраняют дату предложения и описание включённых действий. Иначе невозможно понять, применима ли сумма к вашему заданию.

Рекомендуемые ставки тоже нужно соотносить с составом работы. Этот подход разобран в статье о том, как использовать рекомендуемые ставки и не терять деньги на фиксированных поручениях.

Если ваша оценка выше, проверьте часы согласований и проверки. В учебной модели замена 1 часа партнёра на 1 час юриста меняет затраты на 2500 ₽. Возможность такой замены зависит от содержания документа и принятого порядка проверки.

До скидки следует установить причину расхождения. Снижение суммы не сокращает уже обещанный объём подготовки.

Проверяйте ожидаемую себестоимость до завершения

Отправка первого проекта — удобный момент для пересмотра оценки. Уже известно время подготовки, но впереди могут оставаться обсуждение и новая редакция.

Ожидаемая итоговая себестоимость = фактические затраты + оценка затрат на оставшуюся работу.

Допустим, накоплено 18 000 ₽ затрат. Для завершения нужны 4 часа юриста, 1 час партнёра и ещё 1000 ₽ расходов, которые пока не учтены:

18 000 + 4 × 1500 + 1 × 4000 + 1000 = 29 000 ₽.

При цене 36 000 ₽ ожидаемая прибыль составит 7000 ₽ вместо первоначальных 9000 ₽.

Чтобы объяснить расхождение, проверяют:

• На какой версии находится документ.
• Какие действия уже завершены.
• Сколько часов записали исполнители.
• Какие комментарии ещё предстоит обработать.
• Изменились ли исходные условия сделки.
• Потребуется ли повторная проверка.

Долгое чтение полученных материалов и переработка из-за нового задания могут дать одинаковое превышение часов. Причины требуют разных действий. Ошибку первоначальной оценки учитывают в следующем предложении. Изменение задания обсуждают с клиентом до продолжения.

Если дополнительные часы решили не предъявлять, их всё равно сохраняют. Два часа юриста по внутренней ставке 1500 ₽ добавляют 3000 ₽ к затратам на документ независимо от суммы счёта.

Измените порядок работы на обычном поручении

Ниже — условная рабочая ситуация.

Было. Партнёр назвал 36 000 ₽ за подготовку договора. Юрист записал 10 часов основной работы. Затем клиент прислал ещё одну версию с замечаниями. На неё ушли 3 часа юриста и 1 час дополнительной проверки партнёра, которые остались без записей.

За пределами журнала оказалось 3 × 1500 + 1 × 4000 = 8500 ₽ затрат. По неполным данным прибыль составляла бы прежние 9000 ₽. При остальных неизменных расходах фактически оставалось 500 ₽.

Стало. В описании задания команда указала включённый пакет замечаний. Получив следующий файл, юрист сопоставил его с исходными условиями и передал руководителю вопрос о переработке. Тот оценил новые действия и обсудил объём с клиентом до продолжения.

Для исполнителя порядок состоит из нескольких шагов:

• После звонка записать время по нужному договору.
• При новой редакции указать причину переработки.
• Сообщить руководителю об изменении задания.
• Сохранить часы независимо от их включения в счёт.

Партнёр также записывает время проверки. После передачи документа команда может отдельно разобрать подготовку и согласования.

Такой порядок не гарантирует доплату. Он позволяет восстановить, почему появилась новая работа и сколько она стоила фирме.

Учитывайте, чего расчёт прибыльности не показывает

Точность цены зависит от записей и допущений. Пропущенные звонки занижают затраты на согласование. Двойное распределение общих расходов завышает себестоимость.

У расчёта есть границы:

• Часы не оценивают содержание договора. Быстрая подготовка сама по себе не подтверждает качество текста.
• Похожий документ не гарантирует похожий процесс. Другой состав участников может изменить продолжительность согласований.
• Небольшая выборка ненадёжна. Четырёх завершённых поручений недостаточно, чтобы предсказать любой следующий запрос.
• Выручка на час не показывает прибыль. В примере 36 000 ₽ / 12 часов = 3000 ₽ выручки на час команды при себестоимости 27 000 ₽.
• Расчётная прибыль не означает поступление денег. При цене 36 000 ₽ клиент мог перечислить только 18 000 ₽.
• Правила распределения расходов меняют результат. Рост доли общих затрат с 3000 ₽ до 5000 ₽ уменьшит прибыль на 2000 ₽ при прежних часах.
• Среднее может скрывать отдельное неудачное задание. Прибыль 12 000 ₽ по одному документу перекрывает убыток 4000 ₽ по другому, но причину убытка всё равно нужно разобрать.

В расчёте должна стоять последняя согласованная цена. Если после скидки до 32 400 ₽ оставить исходные 36 000 ₽, прибыль окажется завышена на 3600 ₽.

Первоначальные оценки также сохраняют. План на 12 часов и факт на 16 часов показывают отклонение. Если заменить исходный план фактическим временем, материал для следующей оценки потеряется.

Для сопоставления договоров методику распределения расходов фиксируют на выбранный период. Тогда изменение стоимости подготовки можно связать с конкретной причиной.

Сделайте запись времени частью выполнения задачи

Для начала достаточно журнала с несколькими полями:

• Дата.
• Поручение.
• Исполнитель.
• Выполненное действие.
• Продолжительность.

В описании действия полезно различать подготовку первой версии и переработку полученных замечаний. Если появилась новая задача, короткая запись причины поможет позднее восстановить ход согласования.

Внутренние ставки можно хранить отдельно. Для расчёта нужно связать время с человеком, документом и выполненной работой.

Четыре обсуждения по 15 минут дают 1 час. При внутренней ставке юриста 1500 ₽ это 1500 ₽ себестоимости. Поэтому короткие звонки тоже попадают в журнал.

Если ручную запись постоянно откладывают, один из способов упростить её — таймер в Yavo. Он помогает фиксировать время во время работы. Команде по-прежнему нужно связывать записи с поручением и содержанием действия.

Таймер не назначает цену и не определяет, какие замечания изменили задание. Это оценивают участники работы.

Начать стоит с полных записей по подготовке, проверке и согласованиям. Детализацию добавляют, когда она помогает объяснить разницу между оценкой и фактом.

Контакты: назначьте ответственных за объём и цену

До подготовки проекта выясните, кто со стороны клиента подтверждает исходные условия и собирает комментарии. Если 3 участника присылают отдельные версии, в оценке понадобится время на их сопоставление.

Единый пакет от 1 ответственного делает порядок согласования понятнее, хотя сам по себе не гарантирует сокращения часов.

Внутри фирмы распределяют роли:

• Исполнитель записывает время и сообщает о новых задачах.
• Руководитель практики оценивает трудоёмкость переработки.
• Ответственный за коммерческие условия обсуждает цену.
• Сотрудник, ведущий финансовые данные, сверяет согласованную сумму со счётом и оплатой.

Один человек может совмещать несколько ролей. Исполнителю нужно знать, кому передать вопрос до начала новой редакции.

Контакты и договорённости сохраняют вместе с описанием задания. При замене юриста это поможет продолжить работу без восстановления всех обещаний по личной переписке.

Как отвечать на частые вопросы о цене работы с договорами

Можно ли назначить одну цену за договоры одного вида?

Базовая цена возможна при сопоставимом составе работы. Перед предложением проверяют готовность материалов и порядок согласования. Подготовка проекта и обработка 4 раундов замечаний требуют разных оценок.

Нужно ли записывать часы при фиксированной оплате?

Да. В учебной модели цена 36 000 ₽ оставляет 9000 ₽ прибыли при себестоимости 27 000 ₽. Записи покажут, сохранилось ли это соотношение после передачи окончательной редакции.

Как учитывать звонки и переписку?

Время по конкретному заданию включают в его себестоимость. Возможность предъявить эти часы клиенту зависит от договорённостей. Запись сама по себе не создаёт основания для оплаты.

Как оценить проверку партнёра?

Отдельной строкой. В примере 2 часа по 4000 ₽ дают 8000 ₽ затрат. Фактическое время проверки записывают по тому же поручению.

Что делать при просьбе снизить цену?

Пересчитать прибыль и обсудить возможное изменение состава работы. При цене 32 400 ₽ и себестоимости 27 000 ₽ останется 5400 ₽. Причину принятого решения стоит сохранить.

Можно ли оценить подготовку без материалов?

Можно назвать предварительный диапазон и условия, на которых он основан. Например, оценка в 8–12 часов остаётся условной до получения задания и приложений. Фиксированную сумму обсуждают после их просмотра.

Что делать в понедельник

• Выберите 4 похожих договора. Соберите задания, записи часов, цены и расходы.
• Проверьте внутренние ставки. Сверьте затраты с графиком и исключите повторный учёт.
• Разберите ближайший запрос. Оцените подготовку, проверку и включённые согласования.
• Назначьте ответственных. Определите, кто оценивает новые замечания и обсуждает цену.
• Сохраните план и факт. После передачи документа разберите расхождения для следующей оценки.

От журнала времени — к цене часа

Записи покажут, сколько времени ушло на работу, но не раскроют себестоимость часа фирмы. Посчитайте её в инструменте: например, при 3,8 оплачиваемого часа из 9 расчётная стоимость часа — 4 400 ₽.

Открыть калькулятор